8 inzichten in zelforganisatie – de toekomst van werk?

Laat ik beginnen met mijn reden om achter de computer te kruipen om over zelforganisatie te schrijven. Ik vind het fascinerend hoe mensen in organisaties werken. Waarom mensen doen wat ze doen, zelfs als ze er onder gebukt lijken te gaan. Daarbij hou ik er van om met deze materie te werken. Met teams aan de slag te gaan en te helpen de energie en het plezier weer terug te krijgen in het werk. Ik krijg nog regelmatig nieuwe inzichten over dit onderwerp, als ik groepen train, met teams werk, artikelen lees, of Aikido beoefen. In dit artikel wil ik graag mijn huidige inzichten delen. Misschien brengt het jou een nieuw inzicht en helpt het je in je dagelijkse werkzaamheden.

 

Zelforganisatie – wat is het?

Zelforganisatie is het proces waarbij er binnen een systeem spontaan structuren ontstaan om een doel te bereiken. Zelforganiserende teams werken binnen het kader van de bedrijfsdoelstelling. Zij zijn echter vrij om in te vullen hoe zij deze doelstelling gaan behalen. Het “hoe” wordt dus niet op voorhand voorgeschreven of vanuit de hiërarchie van bovenaf opgelegd. In de natuur komt zelforganisatie regelmatig voor. Neem bijvoorbeeld een troep ganzen, die bij het dalen van de temperatuur op weg gaan naar warmere oorden. Zaken als de formatie waarin ze vliegen, wie op kop vliegt, hoe vaak er gewisseld wordt en de exacte route worden niet op voorhand door iemand voorgeschreven. Dit regelen de ganzen zelf, in het moment, afhankelijk van de omstandigheden die ze onderweg tegen komen. Dit is een organisch, flexibel en doeltreffend proces.

Zelforganiseren in de natuur

In organisaties worden veel zaken over het “hoe” voorgeschreven en vastgelegd. Dit terwijl dat lang niet altijd nodig of nuttig is, mensen kunnen het vaak prima zelf organiseren. Het gaat ten koste van flexibiliteit, betrokkenheid, autonomie en belemmert organisaties om aansluiting te houden met de, steeds sneller, veranderende buitenwereld.

Inzicht 1 – Messiness en de hype

Een collega waar ik een tijd geleden mee samen werkte zei regelmatig “als het te mooi lijkt om waar te zijn, dan is het waarschijnlijk ook te mooi om waar te zijn”. Zelforganisatie is geen heilige graal, het is niet een oplossing voor alle problemen binnen een organisatie. Ik denk dat waar mensen samenwerken er altijd een bepaalde messiness (rommeligheid) is. De enige manier om nergens tegenaan te lopen is door niet te bewegen, maar zo kom je ook nergens. Het moment dat dit inzicht bij mij ten volste indaalde was op het einde van een training. Drie dagen lang waren we met een groep bezig geweest hoe we elkaars talenten meer konden benutten en organisch konden co-creëren. Bij de finale opdracht ging het er, naar mijn idee, erg rommelig aan toe. Gedesillusioneerd vroeg ik me af of we het dan niet hadden begrepen. Tot ik me besefte dat het doel niet was om alle rommeligheid te voorkomen, maar om in de rommeligheid samen het beste resultaat te halen.

 

Inzicht 2 – Zelforganisatie vraagt leiderschap

Leiderschap is het vermogen om invloed uit te oefenen op de omgeving. In samenwerking is het richting geven aan mensen om een bepaald doel te halen. Ook in het realiseren van verandering is sterk leiderschap een essentieel ingrediënt. Bij zelforganisatie is het niet zo dat er geen of minder leiderschap is. Het leiderschap is alleen meer verdeeld over alle teamleden in plaats van vooral belegd bij een formeel leidinggevende. Teamleden nemen de leiding afhankelijk van wat de omstandigheden vragen en wie de bijpassende talenten en vaardigheden heeft. Investeren in een brede ontwikkeling van leiderschap is dus essentieel bij (de transitie naar) zelforganisatie. De leidinggevende laag schrappen en tegen de mensen zeggen dat ze het zelf maar moeten doen is meestal niet het beste recept voor succes. De overgang naar zelforganisatie kan een grote transitie zijn voor een organisatie waarin sterk leiderschap nodig is. Maar dan wel leiderschap op een andere manier. Leiderschap dat dienend is aan de groep en hun ontwikkeling naar zelforganisatie. Coachend leiderschap in plaats van een leider die de antwoorden en oplossingen geeft.

 

Inzicht 3 – Renovatie en nieuwbouw

Er zijn voorbeelden van organisaties die het ideaal plaatje lijken te zijn van zelforganisatie, een lichtend voorbeeld. Als je dit voorbeeld echter gebruikt als blauwdruk voor hoe het in je eigen organisatie zou moeten, zou je wel eens bedrogen uit kunnen komen. Bekijk het als een verbouwing aan een monumentaal pand, er is een bestaande basis waar je rekening mee moet houden. Zo is het neerhalen van een dragende muur zonder passende oplossing niet echt handig. Misschien zijn niet alle dromen te realiseren en zijn er bepaalde restricties waar je mee moet leren leven. Zelforganisatie implementeren in een bestaande organisatie is niet anders. Er is een bestaande cultuur, er zijn al processen, medewerkers, arbeidscontracten en een bestaande manier van werken. Niet alles waar je van droomt is misschien te realiseren, maar met een goed inzicht in de huidige werkelijkheid en een beetje creativiteit is er veel mogelijk. Maak dus een eigen plan voor de verbouwing, durf te dromen en verlies de bestaande realiteit niet uit het oog.


Inzicht 4 – Zonder energie geen beweging

In Aikido (Japanse krijgskunst) werken we veel met de energie van de sparringpartner om een techniek uit te voeren. Zonder deze energie wordt de oefening een stuk lastiger uit te voeren. Iets wat stil staat kost nu eenmaal veel energie om in beweging te krijgen. In organisaties waar geen helder doel is ontstaat onduidelijkheid over de richting en hierdoor ook geen duidelijke beweging. Er gaat zo veel energie verloren. Zodra er een helder doel is en er inzicht ontstaat in de huidige situatie zijn mensen bereid hun energie toe te voegen om dat doel te realiseren. Hoe duidelijker het doel, hoe beter mensen in staat zijn dit te vertalen naar hun eigen werkzaamheden. Dit geldt voor organisatiedoelen, maar ook voor het doel van de transitie naar zelforganisatie. Als het doel voor zelforganisatie niet helder is dan is het lastig om de verandering op gang te brengen en te houden. Het is belangrijk om een heldere richting te zetten voor wat je met zelforganisatie wilt bereiken en dit niet vaag en onduidelijk te laten.

 

Inzicht 5 – Veiligheid en vertrouwen als fundament

Veiligheid en vertrouwen zijn van essentieel belang voor goed functionerende teams. Veiligheid is nodig voor mensen om zich vrij te voelen hun talent volledig en onbevangen in te zetten. Dit geldt zeker ook bij zelforganisatie waarbij iedereen in het team zonder aarzeling in moet stappen op het moment dat zijn talent gevraagd wordt. Vertrouwen is bij het instappen van belang, maar zeker ook bij terug stappen waarbij je moet leunen op de mensen om je heen. In een transitie naar zelforganisatie reis je door onbekend terrein en vraag je mensen om te experimenteren, nieuwe dingen te proberen en te groeien. Ook dit vraagt vertrouwen en veiligheid, mensen die bereid zijn om fouten te maken en hiervan te leren. Veiligheid en vertrouwen vragen aandacht en inspanning om te realiseren, het is een kwetsbaar iets dat makkelijk beschadigt raakt. Een belangrijke vaardigheid in zelforganisatie is het creëren en onderhouden van een veilige omgeving. Vraag je voordat je begint met een verandering eens af hoe het staat met de veiligheid en het vertrouwen in jouw team.

 

Inzicht 6 – Laat de waterstand zakken

We kennen allemaal een variant van de ijsberg metafoor, waarbij zich bepaalde dingen boven en bepaalde dingen onder water afspelen. Een klein deel van de ijsberg bevindt zich boven water, dit is bijvoorbeeld zichtbaar gedrag, tastbare processen en wat er letterlijk gezegd wordt. Onder water bevinden zich de minder tastbare dingen als cultuur, relaties, emoties en wat er eigenlijk bedoelt wordt. Vaak zijn we goed in het sturen op de bovenlaag, dit is immers ook het meest zichtbare. Sturen op de onderlaag is juist bij zelforganisatie van belang, er is namelijk minder geregeld op de bovenlaag. Ook de elementen veiligheid en vertrouwen bevinden zich vooral onder de waterspiegel. Als een probleem zich lastig op laat lossen op de bovenlaag, dan zit het echte probleem vaak onder water. Een team in staat stellen om de waterstand te laten zakken en de minder tastbare zaken met elkaar te verkennen is in zelforganisatie dus van belang. Het vraagt om ontwikkeling van systeembewustzijn en emotionele intelligentie om in te tunen op deze informatiestroom.


Inzicht 7 – Vertraag om te versnellen

Iets nieuws leren vraagt om bewustzijn, het nieuwe bewust uitproberen en onderdeel maken van het nieuwe repertoire. Ook echt contact maken met iemand, om vervolgens in co-creatie iets moois tot stand te laten komen, vraagt om een slow down. Het is moeilijk om in volle vaart in verbinding te komen. In het dagelijkse leven en in het werk gebeurt zo veel dat we aan vertragen vaak niet toe komen. Zelforganisatie is een nieuwe manier van werken waarbij we in samenwerking doelen realiseren. Hierbij is vertraging en bewustzijn dus een handige en misschien wel noodzakelijke vaardigheid. Vertragen is een spier die je kunt trainen en met oefening steeds gerichter in kunt zetten. Daarbij is het zo dat als je eenmaal echt contact hebt gemaakt met iemand je steeds sneller en makkelijker kunt samenwerken. Uiteindelijk levert de vertraging dus een versnelling op, waarbij de investering voor de opbrengsten uit gaat.

 

Inzicht 8 – Wat levert zelforganisatie op

Dat zelforganisatie nog best wat voeten in aarde heeft zal misschien niet als een verassing komen. Wat levert al dat gedoe dan uiteindelijk op? Ik geloof dat het mensen uitnodigt het beste van zichzelf te geven om bij te dragen aan het realiseren van een hoger liggend doel. Dat mensen hierdoor gelukkiger zijn en meer betrokken zijn bij de organisatie. Dit komt misschien wel deels omdat zelforganisatie dichterbij de natuurlijke manier van zijn staat. Zelforganisatie heeft voor organisaties als voordeel dat ze beter in staat zijn om talent aan te trekken en te behouden. En daarnaast ook in staat zijn de diversiteit in talenten tot daadwerkelijke meerwaarde te laten leiden. Het belangrijkste is misschien wel dat de klant beter bedient wordt door een organisatie die flexibel en in contact is. Oh ja, misschien heeft het zelfs een positief effect op de kosten. Het is dan ook niet vreemd dat er in veel organisaties iets gedaan wordt op het gebied van zelforganisatie. Mijn voorspelling is dat de trend nog verder door zet en dat zelforganisatie uiteindelijk misschien wel de nieuwe norm zal zijn.

 

Dit is op het moment een weergave van mijn belangrijkste inzichten op het gebied van zelforganisatie. Nu ben ik erg benieuwd wat het artikel jou als lezer heeft gebracht. Welke inzichten herken je of welke zou je toe willen voegen? Of is er misschien iets anders wat je zou willen delen op het gebied van zelforganisatie? Ik wil je uitnodigen te reageren op het artikel, het te liken en/ of te delen! Als je zou willen weten hoe zelforganisatie voor jou en je team zou werken, stuur me een berichtje dan praten we verder.

 

Hartelijke groet,

 

Arjen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *